Archiwum zakładowe wykonuje zadania wynikające z obowiązującej instrukcji archiwalnej.
W znakowaniu spraw Archiwum używa symbolu “AZ”
Do podstawowych zadań archiwum Zakładowego należy:
- przyjmowanie dokumentacji:
- a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
- b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
- c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego;
- d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w wewnętrznej komórce organizacyjnej;
- przeprowadzenie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
- doradzanie wewnętrznym komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją akt zakończonych przekazanych do Archiwum Zakładowego i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.